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A Secretaria Escolar

A escola é uma organização que, como muitas outras, lida com pessoas. Sua peculiaridade está em ser a primeira instituição que os cidadãos, ainda crianças, conhecem depois da família. Mais ainda, uma instituição que, em complemento às famílias, tem a missão de educar. A experiência na escola pode desenvolver ou não os sentimentos de confiança e satisfação de pertencer à sociedade e de exercer a cidadania.
Como o papel do secretária(o) de escola confunde-se com o de um administrador, sua influência é vital para o sucesso da experiência escolar. Escolas funcionam melhor ou pior, são mais ou menos organizadas e capazes de atender às necessidades de suas comunidades interna e externa, dependendo, em boa medida, de seus secretários(as).

Como um administrador, o/a Secretário/a deve estar capacitado para:

• organizar racionalmente o trabalho;
  
• aproveitar os talentos e motivações de sua equipe;
  
• simplificar processos e métodos de trabalho;
  
• aproximar-se de seus usuários e antecipando as suas necessidades;
  
• trabalhar com eficiência, reduzindo os desperdícios;
  
• planejar e dirigir, avaliar e controlar as atividades da Secretaria em consonância com a Diretoria da escola.

O Secretário (a) é um dos elementos a quem a Diretoria delega poderes. Sua posição é tão importante que um dos requisitos para a autorização de funcionamento de uma escola é a existência de um secretário(a).

A Secretaria e suas interações

O Secretário (a), por condições legais e regimentais, exerce uma ação ao mesmo tempo centralizadora e abrangente, porque seu setor relaciona-se com todos os demais setores envolvidos no processo pedagógico e na vida escolar.

Pode-se esquematizar essa situação da seguinte forma:

• COM A DIREÇÃO
  Assessoria, execução, coordenação e supervisão das atividades administrativas sob sua responsabilidade.
  Harmonia de propósitos e de princípios.

• COM A INSPEÇÃO OU SUPERVISÃO
  Colaboração
  Apresentação de situações para ratificação ou retificação.

• COM O CORPO DISCENTE
  Atendimento direto, sem intermediários.
  Busca de soluções .

• COM O CORPO DOCENTE
  Elemento de ligação entre atividades pedagógicas e administrativa
  Respeito à competência e aos métodos do professor.
  Postura ética.

• COM OS SUBORDINADOS
  Orientação e supervisão das rotinas de trabalho estabelecidas
  Respeito às aptidões e habilidades de cada um.

• COM OS PAIS E COMUNIDADE EM GERAL
  Presteza de informações.
  Busca de soluções
  Respeito ao sigilo profissional

• COM ÓRGÃOS COLEGIADOS
  Subsidiar com informações
  Formar o apoio ao bom andamento das reuniões

Atribuições da Secretaria

Sendo peça chave da administração escolar, o Secretário (a) coordena uma equipe que colabora com a Diretoria da escola. Uma síntese das atribuições do Secretário (a) seria:

ATRIBUIÇÕES (Síntese)

• Responsabilizar-se pelo pleno funcionamento da Secretaria;
  
• Zelar pela guarda e sigilo dos documentos escolares;
  
• Manter em dia a escrituração, arquivos, fichários, correspondência escolar e o resultado das avaliações dos alunos;
  
• Manter atualizados o arquivo de Legislação e os documentos da escola, inclusive dos ex-alunos;
  
• Compatibilizar Histórico Escolar (Adaptação);
  
• Manter as Estatísticas da escola em dia.
  

As atividades da Secretaria envolvem também as três áreas de responsabilidade a seguir:

ATRIBUIÇÕES DE UMA SECRETARIA DE ESCOLA

• EXPEDIENTE
  Prepara, redige e expede correspondência administrativa
  Ofícios
  Requerimentos
  Cartas
  Atas
  Circulares
  Relatórios
  Editais
  Memorandos
  Ordem de serviço, etc.

• ARQUIVO
  Classifica e guarda:
  Documentos de escrituração escolar
  Correspondência
  Dossiês de alunos
  Cadastro de professores
  Legislação de ensino em vigor
  Tipos de arquivo:
  Corrente, Permanente e Semi-permanente

• ESCRITURAÇÃO ESCOLAR
  Efetiva Registros Escolares em
  Livros
  Fichas individuais para fins diversos
  Certificados/ conclusões de cursos
  Diários de classe

Existe uma tendência dos registros serem digitados no computador em programas próprios e arquivados no disco rígido ou em CD. Por questão de segurança, o acesso a estes programas deve ter uma senha e deve haver uma cópia atualizada destes arquivos.